Regulacje prawne nakładają na wytwórców substancji niebezpiecznych obowiązek dostarczania podmiotom współpracującym kart charakterystyki. Obecnie wymagane jest, aby karty takie wykonane były według wzoru obowiązującego od pierwszego czerwca 2017. Nowe karty charakterystyki podzielone są na szesnaście części. Każdy element dokumentu musi zawierać ściśle określone informacje. Spójny system oznaczeń znacząco ułatwia właściwe postępowanie w przypadku wystąpienia zagrożenia. Nowe karty charakterystyki powinny zostać przekazane również odbiorcom, z którymi dostawcy zakończyli już współpracę. Przygotowanie nowych kart może nastąpić na podstawie wcześniejszej dokumentacji. Jest to możliwe, jeśli w produkcie nie wprowadzono żadnych zmian. Natomiast w przypadku ingerencji w skład preparatu chemicznego każdorazowo należy zlecić opracowanie nowej karty. Posiadanie aktualnej dokumentacji przez pracowników warunkuje ich prawidłowe postępowanie. Czas potrzebny na przygotowanie karty jest zależny od złożoności produktu.